01
Kundenrealität vor Prozessideal
Wir fragen, was ein Kontakt an diesem Punkt tatsächlich weiß und was ein guter Mitarbeiter natürlich als Nächstes tun würde.
DIE SATORID METHODE
So entwickeln wir Ihren AI Concierge.
Von der ersten Analyse bis zum Betrieb: Wir stimmen die Aufgabe ab, planen die Gespräche und prüfen die Übergabe gemeinsam mit Ihrem Team.
SATORIDAI Concierge
01Anliegen
02Wissen
03Gespräch
04Integration
05Übergabe
06Optimierung
VON DER ANALYSE ZUR OPTIMIERUNG
Sieben Phasen. Ein zusammenhängendes System.
Jede Phase hat einen klaren Zweck. Umfang und Reihenfolge werden auf die Anforderungen Ihres Projekts abgestimmt.
- 01
Analyse und Zielbild
Wir klären die relevanten Anfragen und das gewünschte Ergebnis für Ihr Team.
- Anfragearten, Zielgruppen und Prioritäten
- bestehende Abläufe, Rollen und Engpässe
- gewünschte Ergebnisse und klarer Leistungsumfang
ErgebnisAbgestimmte Ziele, Kanäle und Leistungsumfang.
- 02
Gesprächsführung planen
Wir legen Fragen, Antworten und persönliche Übergaben für typische Anliegen fest.
- Anliegen und typische Gesprächswege
- Qualifizierungsfragen und Entscheidungsregeln
- Abbruch-, Eskalations- und Übergabesituationen
ErgebnisEin abgestimmter Gesprächsablauf samt Ausnahmefällen.
- 03
Wissen und Sprache
Ihre Quellen und Sprache bestimmen, was der Concierge wie beantworten darf.
- freigegebene Informationsquellen und FAQs
- Tonalität, Terminologie und Serviceverständnis
- Grenzen für Aussagen, Empfehlungen und sensible Themen
ErgebnisFreigegebene Quellen, Tonalität und Antwortgrenzen.
- 04
Integrationen und Übergaben
Wir verbinden die vereinbarten Systeme für Termine, Weiterleitung und Dokumentation.
- CRM-, Kalender- und Telefonieanforderungen
- Datenfelder, Zuständigkeiten und Übergabeziele
- Fehlerfälle, Ersatzwege und persönliche Übergaben
ErgebnisGeprüfte Datenwege und klare Zuständigkeiten.
- 05
Qualitätssicherung
Wir prüfen realistische Gespräche, Unterbrechungen, fehlende Angaben und Systemfehler.
- realistische Gesprächs- und Grenzfälle
- Wissensqualität, Tonalität und Bestätigungen
- Integrationen, Routing und dokumentierte Fehlerpfade
ErgebnisEin gemeinsam geprüfter Stand für die kontrollierte Einführung.
- 06
Geprüft starten
Vor dem Start bestätigen wir Anbindungen, Ansprechpartner und die vereinbarten Prüfungen.
- finaler Go-live-Check
- bestätigte Systeme, Kalender und Ansprechpartner
- Monitoring der vereinbarten Gesprächspfade
ErgebnisEin klarer Übergang vom Test in den laufenden Betrieb.
- 07
Laufende Optimierung
Fragen und Wissenslücken aus dem Betrieb fließen in abgestimmte Verbesserungen ein.
- Auswertung relevanter Gesprächsmuster
- gezielte Anpassung von Wissen und Logik
- gezielte Optimierung und abgestimmte Erweiterungen
ErgebnisEin Concierge, der innerhalb des vereinbarten Rahmens gepflegt und verbessert wird.
LEITPRINZIP
Nur fragen, was der nächste Schritt braucht.
Das Anliegen bestimmt die Rückfragen. Angaben ohne Nutzen für Antwort oder Übergabe lassen wir weg.
02
Zuverlässigkeit vor Funktionsfülle
Wir testen die vereinbarten Funktionen an realistischen Gesprächen, bevor Ihr Concierge Kundenanfragen übernimmt.
03
Persönliche Übergabe mit Kontext
Automatisierung endet dort, wo Expertise, Vertrauen oder eine individuelle Entscheidung den größeren Wert schaffen.
SYSTEMLANDSCHAFT
Jede Anbindung vor der Einrichtung abstimmen.
Wir prüfen Schnittstellen, Datenfelder und Zuständigkeiten. Für nicht erreichbare Systeme braucht es einen definierten Ersatzweg.
CRM
CRM und Lead-Prozesse
Bedarf, Kaufzeitraum und Ergebnis in die vereinbarten Felder Ihres unterstützten CRM- oder Leadsystems übertragen.
Kalender
Kalender und Termine
Freie Zeiten prüfen und mit passender Anbindung buchen. Ohne Buchungszugriff bleibt es ein Terminwunsch.
Telefonie
Telefonie und Weiterleitung
Rufweiterleitung, Erreichbarkeitszeiten und parallele Gespräche passend zu Telefonanlage und vereinbarter Kapazität einrichten.
Wissen
Freigegebenes Wissen
Ihre freigegebenen Angebote, Abläufe und häufigen Fragen als Grundlage der Antworten hinterlegen.
Automatisierung
Folgeprozesse
Benachrichtigungen und Informationsversand nur für die gemeinsam festgelegten Abläufe einrichten.
Übergabe
Menschliche Übergabe
Komplexe oder sensible Anliegen nach vereinbarten Regeln an den passenden Ansprechpartner übergeben.
FAQ
Fragen zu Einführung und Zusammenarbeit.
Was wird für unser Unternehmen angepasst?
Angebotswissen, Sprache, Rückfragen und Übergaben richten sich nach Ihren Abläufen. Gemeinsam legen wir fest, welche Angaben Ihr Team braucht und welche Systeme angebunden werden.
Welche Prozesse kann der Concierge übernehmen?
Er kann Fragen beantworten, Kaufinteresse und Bedarf qualifizieren, Zuständigkeiten klären und Rückrufaufträge dokumentieren. Mit passender Kalenderanbindung kann er freie Zeiten prüfen und Termine buchen. Der Voice Agent kann außerdem bestehende, freigegebene Leads reaktivieren, sofern die erforderliche Einwilligung für werbliche automatisierte Anrufe vorliegt. Der konkrete Umfang wird gemeinsam festgelegt.
Wie lernt der Concierge unser Unternehmen kennen?
Sie geben Angebote, Informationsquellen und Antwortgrenzen frei. Daraus entwickeln wir Gesprächswege und Tonalität. Fehlende Informationen bleiben als offene Fragen für Ihr Team erhalten.
Funktioniert der AI Concierge™ mehrsprachig?
Ja, im vereinbarten Umfang. Sprachen werden nach Zielgruppe ausgewählt und mit den benötigten Wissensquellen, Anbindungen und Gesprächssituationen geprüft.
Lässt sich der Concierge mit CRM und Kalender verbinden?
Ja, sofern Ihre Systeme die benötigte Anbindung unterstützen. Wir prüfen Kalender, Zuständigkeiten und CRM-Felder. Mit passender Integration kann der Concierge einen freien Termin direkt buchen und den qualifizierten Kontakt dokumentieren. Ohne bestätigte Buchungsmöglichkeit entsteht ein Terminwunsch oder Rückrufauftrag, keine vermeintliche Zusage.
Wie funktioniert die Übergabe an einen Mitarbeiter?
Je nach Anbindung als CRM-Eintrag, Benachrichtigung oder direkte Weiterleitung. Übergeben werden die vereinbarten Angaben, etwa Angebot oder Objekt, Bedarf, Zeitrahmen, offene Fragen und Kontaktwunsch.
Was kann der AI WhatsApp Agent für unsere Kunden übernehmen?
Er beantwortet freigegebene Fragen und erfasst Wünsche und Zeitrahmen auch bei späteren Antworten. Mit passender Kalenderanbindung kann er Termine buchen; sonst übergibt er einen Termin- oder Rückrufwunsch.
Wie wird Datenschutz berücksichtigt?
Datenflüsse, benötigte Informationen, Zugriffe, Speicherwege und eingesetzte Systeme werden projektspezifisch betrachtet und auf den notwendigen Umfang begrenzt. Die konkrete rechtliche und technische Ausgestaltung wird vor dem produktiven Einsatz mit dem Kunden festgelegt; pauschale Compliance-Versprechen ersetzen diese Prüfung nicht.
Wie lange dauert die Einführung?
Gesprächsumfang, Wissensquellen, Anbindungen, Sprachen und Freigaben bestimmen den Aufwand. Nach der Analyse erhalten Sie einen konkreten Projektplan statt einer pauschalen Zeitangabe.
NÄCHSTER SCHRITT
Beginnen wir mit einem typischen Kundenanliegen.
Wir klären Ziel, Ablauf und Grenzen, bevor wir den ersten Umsetzungsschritt festlegen.